Nguyễn Thị Thu Hằng 1 năm trước

Tự động hóa quy trình làm việc: Cách đưa công việc của bạn vào chế độ tự động

Mục lục

Bạn đã bao giờ nhận thấy những điểm tương đồng và các bước lặp đi lặp lại trong các hoạt động hàng ngày của mình chưa?

Hãy lấy ví dụ về việc chuẩn bị đi làm. Có thể thói quen buổi sáng của bạn bao gồm thức dậy, ăn sáng, tắm rửa, mặc quần áo và đến văn phòng.

Mặc dù bạn có thể không nhận ra, nhưng trình tự này chính là một dạng “quy trình làm việc”. Xác định và thực hiện các bước lặp lại trong quy trình giúp bạn tổ chức, hiệu quả và nhất quán hơn.

Nhưng quy trình này cũng có thể trở nên nhàm chán. Thay vì thực hiện từng bước thủ công, bạn có thể tự động hóa các quy trình này với sức mạnh của tự động hóa quy trình làm việc.

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp và cá nhân sáng suốt đang tận dụng phương pháp này để đạt năng suất vượt trội. Vậy tự động hóa quy trình làm việc là gì và làm thế nào để tận dụng nó hiệu quả?

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc bao gồm hai thành phần chính: Quy trình làm việc và Tự động hóa.

Quy trình làm việc – Công thức cho năng suất

Quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu nhất định. Ví dụ, nếu bạn muốn theo dõi các khách hàng có hóa đơn quá hạn, bạn sẽ:

Kiểm tra hệ thống lập hóa đơn để tìm hóa đơn quá hạn.
Tra cứu địa chỉ email khách hàng.
Gửi email theo dõi thanh toán.
Gửi email nhắc lại sau 7 ngày nếu chưa nhận thanh toán.

Theo Scott Collier-Weir, người sáng lập SimplaDocs, một quy trình hiệu quả có các đặc điểm:

Thực hiện thường xuyên, liên tục.
Bao gồm nhiều bước tuần tự.
Có thể thay đổi linh hoạt tùy tình huống.

Tự động hóa – Tăng tốc quy trình với phần mềm

Tự động hóa sử dụng công nghệ để hoàn thành các tác vụ với sự tham gia tối thiểu của con người. Điều này không chỉ áp dụng trong sản xuất mà còn rất hiệu quả trong quản lý công việc thông qua phần mềm.

Theo Gartner, 79% các nhà chiến lược doanh nghiệp xem tự động hóa, trí tuệ nhân tạo và phân tích là chìa khóa thành công đến năm 2025.

Quy trình làm việc + Tự động hóa = Năng suất vượt trội

Tự động hóa quy trình làm việc giúp thực hiện các công việc lặp lại một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần can thiệp nhiều từ con người.

Ví dụ, thay vì nhân viên tài chính thủ công gửi email theo dõi hóa đơn quá hạn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm như Make để tự động gửi hàng loạt email chỉ trong vài phút.

Thị trường tự động hóa quy trình làm việc toàn cầu dự kiến đạt 34,18 tỷ đô vào năm 2029 theo Mordor Intelligence, chứng minh sức hút và giá trị của giải pháp này.

Lợi ích vượt trội của tự động hóa quy trình làm việc

Một khảo sát năm 2024 bởi nền tảng Financial Cents cho thấy 34,8% doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian phân bổ nhiệm vụ từ 5 giờ xuống chưa đầy 1 giờ sau khi triển khai tự động hóa.

Các lợi ích khác bao gồm:

Tăng năng suất: Giảm thời gian cho công việc lặp lại.
Nâng cao hiệu quả nhân viên: Tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ sáng tạo hơn.
Giảm thiểu lỗi con người: Đảm bảo tính nhất quán và chính xác.